【現場監督×AI】タスク管理｜Googleカレンダー＆Notionに自動登録する仕組みを作った話

2026年5月16日

「現場でやること思いついたのに、事務所に戻ったら忘れてた」
「メールを見てタスクを登録する時間がない」
「カレンダーに入力するのが面倒で後回しにしてしまう」

こんな経験ありませんか？

こう聞かれたら、おそらく多くの現場監督が「ある」と答えると思います。私もそのひとりです。

正直に言います。どんなに高機能なタスク管理ツールも「入力が面倒」だと続きません。

私はかなり面倒臭がりでズボラなのでメモや予定を登録ということをほとんどせずに頭の中で記憶していました。
後輩にすら「なんでカレンダー真っ白なんですか？」と言われていたのが私です（笑）

そんな悩みを解決するために、

👉 スマホで声を録音するだけ
👉 処理したいメールにスターをつけるだけ

この2つの操作で、自動的にGoogleカレンダーとNotionにタスクが登録される仕組みを作りました。パソコン不要・24時間自動で動きます。

今回は

👉 どんな仕組みを作ったのか
👉 音声メモとGmailの2つのルートで登録できる理由
👉 AIが現場専門用語まで正確に読み取れる理由
👉 実際に使ってみてどう変わったのか

これらを正直に書いていきます。

この記事を読むことで👇

✔ 現場・移動中でもスマホだけでタスク登録が完結する方法がわかる
✔ GmailのメールからAIが自動でタスクを抽出する仕組みがわかる
✔ パソコンなしで24時間自動で動くシステムの全体像がわかる

※本記事は実際の経験をもとに執筆しています

現場監督のタスク管理、こんな非効率が起きていませんか？

現場監督の仕事は「やること」が次々と発生します。

👉 協力業者から電話が来て材料の手配が必要になる
👉 現場を歩いていて気になる箇所を発見する
👉 メールを確認したら対応が必要な案件が溜まっている

でも、その場でタスク管理ツールに入力する時間はない。

私自身10年以上現場監督をやってきて、ずっとこの非効率を感じていました。
それに拍車を加えてズボラな性格の自分・・・

👉 気づいたことをそのまま忘れる
👉 メモしても後で見返さない
👉 「今日やること」のほとんどが頭の中の記憶

「誰かが良いシステムを作ってくれるだろう」と待ち続けた結果、AIの力を借りて自分で作ることにしました。

このシステムで何が変わるのか

結論から言うと、
👉 声を録音するかメールにスターをつけるだけで、AIが自動でタスクをカレンダーとNotionに登録してくれます

たとえばこんな使い方ができます👇

音声メモの場合

録音内容：
「明日の午前中に田中さんへ見積書を送る。来週月曜日までに会議の資料を準備する。帰りに牛乳を買う。」

↓ 10分以内に自動登録

Googleカレンダー：
🔴 田中さんへ見積書を送る（明日 9:00〜9:30・30分前にリマインダー）

Notion：
🔴 田中さんへ見積書を送る｜優先度：高｜期日：明日｜ステータス：未着手

Gmailの場合

処理したいメールにスターをつけるだけで、AIがメール内容からタスクを自動抽出して登録してくれます。広告メールや通知メールはAIが自動でスキップしてくれます。

実際に私が運用しています。移動中や現場での気づきを声で録音するだけで、10分以内に自動でタスクが登録されるようになりました。
今まで材料の搬入予定や業者さんの手配をメールや電話で早めに手配していても、そのこと自体を忘れていて「あれ？いつ材料入るんだっけ？」みたいなことが多々ありましたが自動でカレンダーに登録されるおかげでこの問題が無くなりました。

使用している技術と費用

※私の場合パソコンはWindows、スマホはGalaxyを使用しています。


Galaxyボイスレコーダー	録音・AI文字起こし	無料
Googleドライブ	ファイルの受け渡し	無料
Google Apps Script	自動処理の実行エンジン	無料
Claude API（Anthropic）	AIによるタスク抽出	従量課金（月数百円程度）+ClaudeのProプラン(月3000円程度)
Googleカレンダー	スケジュール管理	無料
Gmail	メールからタスク抽出	無料
Notion	タスク管理データベース	無料

月にかかる費用はClaude APIの従量課金のみで、使い方によりますが月数百円程度です。Claude API以外はすべて無料で動きます。

処理の流れ

① 音声メモからタスクを登録する場合

👉 スマホで録音してGoogleドライブに保存するだけです。

スマホで録音（Galaxyボイスレコーダー）
        ↓
AIが自動で文字起こし
        ↓
テキストをGoogleドライブのinboxフォルダに保存
        ↓
Google Apps Scriptが10分ごとに自動検知
        ↓
Claude AIがタスクを抽出・整理
        ↓
Googleカレンダーに自動登録 🗓️
Notionデータベースに自動登録 📋

② GmailからAIが自動でタスクを登録する場合

👉 処理したいメールにスターをつけるだけです。

仕事用GmailでメールにGmailスターをつける
        ↓
Google Apps Scriptが10分ごとに自動検知
        ↓
Claude AIがメール内容からタスクを抽出
        ↓
Googleカレンダーに自動登録 🗓️
Notionデータベースに自動登録 📋

既存のメールを確認する習慣を変えずに、スターをつけるだけで使えるのがこのルートの強みです。

AIがやっていること

Claude AIが文章を読んで以下を自動判断します👇

👉 タスクの抽出：「〇〇をする」という行動を識別
👉 優先度の判定：高・中・低を自動設定（🔴🟡🟢）
👉 期日の解析：「明日」「来週月曜」などを日付に自動変換
👉 カテゴリ分類：仕事・個人・買い物・連絡などに自動分類
👉 所要時間の推定：作業内容から目安時間を自動設定

ここで驚いたのが現場専門用語の認識精度です。

「円形水路手配：φ300 5本」という現場でしか通じない表現も正確にタスクとして抽出されていました（笑）

「5月23日8時から○○カントリークラブでコンペ」のような音声メモも、日時・場所・内容を正確に読み取ってカレンダーに登録されています。

「明日の午後イチに〇〇する」のような日常的な話し方をそのままタスクに変換できるのが最大のポイントです。

また内容が間違っていた場合は録音した文字起こしのテキストファイルを直接修正することもできます。

実際の使い方

セットアップ後の日常の使い方はシンプルです。

音声メモの場合

GalaxyのボイスレコーダーアプリをOPENして録音するだけです。話し方は自然でOKです。

例：
「明日の午前中に田中さんへ見積書を送る。
　来週月曜日までに会議の資料を準備する。
　帰りに牛乳を買う。」

複数のタスクをまとめて話しても自動で分割して登録されます。

特に効果的なシーン

🏗️ 現場での気づきをその場で記録
🚗 移動中に思いついたことをメモ
📞 電話が終わった直後にやることをすぐ登録
🌙 就寝前に明日やることをまとめて録音

Gmailの場合

処理したいメールにスターをつけるだけです。

広告メールや建設キャリアアップシステムの通知メールなどはAIが自動でタスク0件として判断してスキップしてくれます。既存のメール確認の習慣に「スターをつける」だけを追加するイメージです。

使ってみた結果・正直なデメリット

良かった点

👉 移動中・現場でそのまま使える：スマホだけで完結するのでパソコンが手元になくても問題なし
👉 カレンダーのリマインダー：30分前に通知が来るのでやり忘れを防止できる
👉 Notionでステータス管理：未着手→進行中→完了と進捗が見える化できる
👉 Gmail連携が特に便利：スターをつけるだけなので既存の習慣を変えずに使える
👉 AIの判断精度が思った以上に高い：ヒューム管・クッションドラムなど現場専門用語も正確に認識

注意点・デメリット（正直に書きます）

👉 Claude API、Claudeコードは有料：月数百円+ClaudeのProプランへの加入が必要になります（無料ではありません）
👉 初期設定に時間がかかる：Google Cloud ConsoleやNotion APIの設定が必要です
👉 10分のタイムラグ：即時登録ではなく最大10分後の登録になります
👉 文字起こし精度：雑音が多い環境では認識精度が下がる場合があります

プログラミング未経験の私で設定には大体5時間ほどかかりました。
少し大変でしたが、一度動かしたら安定して動いています。
またこのシステムを動かすにはClaudeコードというAIが必要になります。こちらはClaudeのProプラン以上でないと使用できず月々約3000円かかります。しかしこの費用以上に仕事の効率が増し、費用対効果は絶大だと思います。

まとめ

このシステムで変わること👇

① スマホで録音するかメールにスターをつけるだけで自動登録される
② Claude AIが現場専門用語も含めて正確にタスクを抽出・整理してくれる
③ パソコン不要・24時間自動で動くのでどこにいても使える
④ カレンダーのリマインダーでやり忘れを防止できる
⑤ NotionのKanbanでタスクが見える化されて進捗管理できる

👉「タスク管理ツールが続かない理由は機能ではなく、入力の手間にある」

忙しくなればなるほど、頭の中だけで記憶していると
「あれ、何からやればいいんだっけ？」となりがちです。

それをAIに任せることで脳のメモリーを別のことに使えるようになり、
仕事のミスも確実に減らせます。

ぜひ参考にしてもらえると嬉しいです。

📣 現場監督の日常やAI活用の話はXでも発信しています
👉https://x.com/Syathikuking

※本記事は実際の経験をもとに執筆しています

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